Valokuvien keruutyö liittyy usein haastattelutilanteisiin, jolloin pitää muistaa kysyä kuvaan liittyviä tarpeellisia taustatietoja. Toisinaan voidaan järjestää erityinen kuvakeräys, johon liittyvässä ohjeessa on aiheellista luetteloida mitä tietoja kuvasta toivotaan. Tällaisen listan etukäteistoimittaminen voi olla hyödyllistä myös ennen haastattelua, jos odotettavissa on valokuvia. Näin haastateltava voi jo etukäteen etsiä kuvia ja miettiä kuvan taustatietoja. Valokuvan taustatiedot ovat:
Kuvan omistaja, kuvaaja, mitä kuvassa on/tapahtuu, henkilöiden nimet, kuvausaika, kuvauspaikka.
Lannistua ei toki kannata, vaikka kaikkiin kysymyksiin ei vastausta löydy. Kuva on usein siitä huolimatta käyttökelpoinen. Tiedot pyritään kirjaamaan mahdollisimman tarkasti, mutta jos esimerkiksi tarkka kuvausaika ei ole tiedossa, voidaan informantilta pyytää arviota milloin aikaisintaan tai viimeistään kuva on otettu, jolloin voidaan saada vaikka tieto ”1950-luvulla–1960-luvun alkupuolella”.
Valokuvien taustatiedoista kannattaa tehdä aina oma lomake, johon kunkin yksittäisen kuvan taustatiedot saa kirjattua. Lomakkeeseen on syytä laittaa myös kohta, johon kirjataan kuvan palautusosoite.
Lisäksi lomakkeen alareunassa on tärkeää olla kirjattuna maininta siitä, että kuvan omistaja luovuttaa kuvan kopion täysillä käyttöoikeuksilla siihen käyttötarkoitukseen/arkistoon, johon kuvia kerätään (jos arkistoidaan, pitää arkiston nimi olla mainittuna). Ja tähän kohtaan pyydetään omistajan kuittaus. Jos omistaja haluaa luovuttaa kuvan sellaisenaan ilman palautusta, kirjataan tämä erikseen ylös.
Kerätyt kuvat kopioidaan nykyään yleensä skannerilla digitaaliseen muotoon, minkä jälkeen alkuperäiset kuvat palautetaan omistajilleen. Jatkokäsittelyssä on pidettävä sitten huoli siitä, että kuvat ja niihin liittyvät taustatiedot eivät pääse sekoittumaan.